Heads of agreement và letter of intent trước khi ký lease: đọc kỹ trước khi ký
Tại sao tài liệu “sơ bộ” không nên được ký vội
Trước khi ký lease chính thức, nhiều chủ mặt bằng yêu cầu bạn ký Heads of Agreement (HoA) hay Letter of Intent (LOI) — tài liệu mô tả các điều khoản chính mà hai bên đã đồng ý về nguyên tắc, trước khi solicitors chuẩn bị lease đầy đủ.
Nhiều người coi HoA là “không có gì quan trọng” hay “chỉ là thủ tục”. Đây là nhận thức nguy hiểm. Mặc dù HoA thường ít ràng buộc hơn lease chính thức, nó không bao giờ hoàn toàn không có hệ quả — và một số điều khoản trong đó có thể ràng buộc pháp lý.
Heads of Agreement là gì?
HoA (còn gọi là Heads of Terms, Term Sheet, hay LOI) là tài liệu tóm tắt các điều khoản chính của giao dịch lease được đề xuất:
- Địa chỉ mặt bằng và diện tích
- Tiền thuê đề xuất và cơ chế review
- Thời hạn và các option gia hạn
- Ngày bắt đầu dự kiến
- Rent-free period (nếu có)
- Fitout allowance (nếu có)
- Permitted use
- Deposit required
- Các điều kiện đặc biệt
Mục đích: để hai bên xác nhận họ đồng ý về các điểm chính trước khi tốn chi phí chuẩn bị lease đầy đủ.
Điều nào trong HoA có thể ràng buộc?
Mức độ ràng buộc của HoA phụ thuộc vào cách nó được soạn. Một số điều khoản thường được thiết kế là ràng buộc ngay cả trong tài liệu “không ràng buộc”:
Exclusivity (độc quyền): Cam kết landlord không cho người khác thuê và bạn không tìm mặt bằng khác trong khoảng thời gian nhất định. Đây thường là ràng buộc.
Confidentiality: Cam kết không tiết lộ điều khoản thương thảo. Thường là ràng buộc.
Deposit “good faith”: Một số HoA yêu cầu nộp tiền deposit ngay — và điều khoản hoàn deposit nếu deal không hoàn tất phải rõ ràng.
Nếu HoA không ghi rõ “subject to formal lease” hay “not legally binding except for [specific clauses]”, toàn bộ tài liệu có thể được coi là ràng buộc theo một số trường hợp.
Rủi ro ký HoA mà không kiểm tra kỹ
Khóa vào điều kiện bất lợi: Một số điều khoản trong HoA có thể trở thành điểm tranh luận khi lease chính thức được soạn — landlord lập luận rằng HoA đã “đồng ý” điều đó rồi.
Mất deposit nếu không ký lease: Nếu bạn ký HoA với điều khoản deposit và sau đó quyết định không ký lease (dù lý do hợp lệ), bạn có thể mất toàn bộ hoặc một phần deposit.
Bị ràng buộc về exclusivity: Trong thời gian exclusivity, bạn không thể theo đuổi mặt bằng khác — nếu deal này thất bại vào cuối, bạn đã mất thời gian quý báu.
Những gì không nên để sót trong HoA
Trước khi ký HoA, hãy đảm bảo:
- Các điều khoản chính đã được nêu đầy đủ và chính xác
- HoA có ghi rõ “subject to formal lease agreement” hay không
- Điều khoản về hoàn deposit nếu lease không được ký — và trong những trường hợp nào thì không hoàn
- Thời hạn exclusivity là bao lâu và đủ thời gian cho due diligence không
- Permitted use đã phản ánh đúng business của bạn chưa
Solicitor trước khi ký HoA — không phải sau
Điều khoản trong commercial lease hướng dẫn ngay từ đầu: solicitor nên đọc HoA trước khi bạn ký, không phải chỉ trước khi ký lease chính thức.
Vì sao? Vì nếu bạn ký HoA với điều khoản bất lợi, solicitor sẽ khó hoặc không thể thay đổi những điều đã được “đồng ý” — dù lease chưa được ký. Vị thế đàm phán của bạn yếu hơn nhiều sau khi đã ký HoA.
Chi phí để solicitor đọc một HoA thường nhỏ — và là khoản chi có giá trị cao nhất trong toàn bộ quá trình thuê mặt bằng.
Xem Commercial lease tại Úc để hiểu toàn bộ quy trình ký lease và những điều khoản cần đọc kỹ trong lease chính thức.