Checklist nhân sự cho nhà bảo lãnh visa 482

Tại sao nhà bảo lãnh cần checklist HR riêng cho nominee 482

Quản lý lao động theo visa 482 đòi hỏi nhiều hơn quy trình HR thông thường. Ngoài các nghĩa vụ theo luật lao động (Fair Work Act), nhà bảo lãnh còn phải tuân thủ các nghĩa vụ di trú riêng biệt với DHA. Vi phạm bất kỳ nghĩa vụ nào — dù do vô ý — có thể dẫn đến hủy tư cách sponsor, phạt dân sự, hoặc ảnh hưởng đến visa của nominee.

Checklist dưới đây được chia theo giai đoạn trong vòng đời lao động của nominee.

Giai đoạn 1: Onboarding — khi nominee bắt đầu làm việc

Ngay khi nominee nhận việc, HR cần hoàn thành:

Hợp đồng lao động:

Hợp đồng bằng văn bản, ký bởi cả hai bên
Mức lương ghi rõ — phải bằng hoặc cao hơn mức trong nomination được DHA phê duyệt
Chức danh và mô tả công việc khớp với ANZSCO trong nomination
Địa điểm làm việc khớp với nomination

Tài liệu visa:

Lưu bản sao visa grant letter của nominee
Ghi nhận ngày hết hạn visa để theo dõi
Lưu bản sao nomination approval

Hệ thống lương:

Thiết lập payroll đúng mức lương trong nomination
Đảm bảo payslip ghi đầy đủ các khoản theo quy định Fair Work
Thiết lập superannuation (nếu nominee đủ điều kiện)

Bảo hiểm:

Xác nhận nominee và người phụ thuộc có OVHC hợp lệ

Giai đoạn 2: Ongoing — trong suốt thời gian làm việc

Hàng tháng:

Trả lương đúng hạn và đúng mức cam kết
Lưu payslips đầy đủ (giữ ít nhất 7 năm)
Kiểm tra timesheets nếu có làm thêm giờ

Hàng năm (Annual Market Salary Review):

So sánh lương nominee với TSMIT hiện hành
So sánh với lương thị trường cho vị trí tương đương
Tăng lương nếu cần, cập nhật hợp đồng
Lập tài liệu về kết quả review và lưu hồ sơ

Hàng năm (Training Benchmark):

Xác nhận doanh nghiệp đang đáp ứng Skilling Australians Fund obligation (SAF levy đã nộp đủ)
Nếu doanh nghiệp cần đáp ứng training benchmark, lưu bằng chứng chi tiêu đào tạo

Theo dõi hạn visa:

Thiết lập nhắc nhở 6 tháng trước khi visa nominee hết hạn
Thảo luận với nominee về kế hoạch gia hạn hoặc thay thế visa

Thông báo DHA bắt buộc

Nhà bảo lãnh có nghĩa vụ thông báo DHA trong vòng 28 ngày kể từ khi xảy ra các sự kiện sau:

Sự kiện	Thời hạn thông báo
Nominee nghỉ việc (chấm dứt hợp đồng)	28 ngày
Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ	28 ngày
Doanh nghiệp thay đổi tên hoặc ABN	28 ngày
Doanh nghiệp phá sản hoặc thanh lý	28 ngày
Tình trạng doanh nghiệp thay đổi đáng kể (sáp nhập, mua lại)	28 ngày

Thông báo được gửi qua ImmiAccount. Không thông báo đúng hạn là vi phạm nghĩa vụ sponsor.

Giai đoạn 3: Offboarding — khi nominee rời công ty

Khi nominee chấm dứt hợp đồng (dù do từ chức, sa thải, hay hết hợp đồng):

Các bước bắt buộc:

Gửi thông báo chấm dứt cho DHA qua ImmiAccount trong 28 ngày
Trả đủ lương cuối cùng theo luật Fair Work (bao gồm leave entitlements)
Cấp payslip cuối cùng

Lưu hồ sơ sau khi nominee rời:

Lưu toàn bộ hợp đồng, payslips, timesheets ít nhất 5 năm
Lưu bằng chứng thông báo DHA

Về repatriation (chi phí về nước):

Nhà bảo lãnh không có nghĩa vụ trả chi phí về nước nếu nominee tự nguyện chấm dứt hợp đồng
Tuy nhiên, nếu DHA yêu cầu nominee rời Úc do vi phạm visa, nhà bảo lãnh trong một số trường hợp có thể phải chi trả — xem chi tiết trong nghĩa vụ sponsor của mình

Hồ sơ tối thiểu cần lưu

Dưới đây là danh sách hồ sơ tối thiểu cho mỗi nominee:

Hợp đồng lao động gốc và mọi sửa đổi
Tất cả payslips từ ngày bắt đầu đến ngày chấm dứt
Bằng chứng chuyển khoản lương (bank statements hoặc payroll reports)
Timesheets nếu áp dụng
Tài liệu AMSR hàng năm
Nomination approval letter và visa grant letter
Thư từ trao đổi với DHA liên quan đến nominee này
Biên bản thông báo chấm dứt gửi DHA

Duy trì tất cả hồ sơ trên trong ít nhất 5 năm sau khi nominee rời công ty.

Checklist này không thay thế tư vấn pháp lý. Với doanh nghiệp có nhiều nominee, nên đầu tư vào hệ thống HR và di trú chuyên biệt, và tham khảo đại lý di trú đã đăng ký (MARA agent) để đảm bảo tuân thủ liên tục.