Khấu trừ chi phí business tại Úc: những gì được tính và những gì không?
Nguyên tắc nền tảng của khấu trừ chi phí
Luật thuế Úc cho phép business khấu trừ (deduct) chi phí liên quan đến việc tạo ra thu nhập chịu thuế. Khái niệm cốt lõi: chi phí phải thực sự cho mục đích business — không phải chi phí cá nhân được phân loại lại.
ATO kiểm tra ba câu hỏi: (1) Chi phí có thực sự xảy ra không? (2) Có để tạo ra thu nhập chịu thuế không? (3) Có bằng chứng (hóa đơn, biên lai) không? Nếu ba câu trả lời đều là có, chi phí thường được chấp nhận.
Chi phí thường được chấp nhận
Chi phí hoạt động hàng ngày:
- Tiền thuê mặt bằng
- Điện, nước, điện thoại, internet liên quan đến business
- Văn phòng phẩm và vật tư tiêu hao
- Nguyên liệu, hàng tồn kho
- Quảng cáo và marketing
- Phí bank và merchant fees
Chi phí nhân sự:
- Lương nhân viên
- Superannuation cho nhân viên
- Bảo hiểm workers compensation
Chi phí chuyên môn:
- Phí accountant và tax agent
- Phí solicitor cho vấn đề business
- Phí consultant liên quan đến business
Bảo hiểm business: Phí bảo hiểm cho public liability, professional indemnity, property insurance liên quan đến business.
Học phí và training: Khóa học trực tiếp nâng cao kỹ năng cho công việc hiện tại của bạn trong business — không phải khóa học để chuyển sang ngành khác.
Lãi vay: Lãi trả cho khoản vay dùng để mua tài sản kinh doanh hoặc tài trợ hoạt động business.
Chi phí thường bị từ chối
Chi phí cá nhân hoàn toàn: Ăn uống cá nhân, quần áo thường ngày (trừ đồng phục hay đồ bảo hộ), chi phí đi lại từ nhà đến nơi làm việc thông thường.
Chi phí phạt tiền: Tiền phạt từ ATO, phạt giao thông, hay phạt pháp lý khác — không được khấu trừ.
Vốn đầu tư ban đầu: Tiền bỏ ra để mua tài sản dài hạn (đất, công trình, thiết bị lớn) không được khấu trừ toàn bộ trong một năm — chúng được phân bổ qua depreciation theo thời gian.
Khấu trừ trước khi có thu nhập: Nhiều chi phí trước khi business bắt đầu tạo ra thu nhập có quy định đặc biệt — không tự động được khấu trừ như chi phí hoạt động thông thường.
Vùng xám cần chú ý
Làm việc tại nhà: Nếu bạn dùng phòng ở nhà cho business, một phần chi phí nhà (điện, internet, thuê nhà) có thể được khấu trừ. Nhưng ATO có quy định cụ thể về cách tính và bằng chứng cần lưu giữ — không phải “50% nhà dùng cho business nên khấu trừ 50%”.
Sử dụng hỗn hợp (vehicle, điện thoại, internet): Nếu ô tô, điện thoại, hay laptop dùng cho cả business lẫn cá nhân, bạn chỉ được khấu trừ phần business. ATO yêu cầu bạn xác định tỷ lệ hợp lý và lưu hồ sơ chứng minh.
Ăn uống và giải trí (entertainment): Giới hạn nghiêm ngặt. Hầu hết chi phí giải trí (tiệc khách hàng, ăn uống business) bị hạn chế khấu trừ và thường là đối tượng của Fringe Benefits Tax nếu liên quan đến nhân viên. Hỏi accountant trước khi khấu trừ.
Quà tặng khách hàng: Có giới hạn và điều kiện — không phải mọi quà tặng đều được khấu trừ đầy đủ.
Hồ sơ là bằng chứng — không có hồ sơ, không có khấu trừ
ATO có thể yêu cầu bằng chứng cho bất kỳ khoản khấu trừ nào, thường trong vòng vài năm sau khi bạn nộp. Hóa đơn và biên lai là bằng chứng cơ bản — không có, khoản khấu trừ bị từ chối.
Thói quen tốt: lưu mọi hóa đơn (email hoặc scan, không chỉ bản in dễ phai), ghi chú mục đích business khi không rõ ràng, và phân loại chi phí theo tháng thay vì để đến cuối năm.
ATO quy định thời gian lưu giữ hồ sơ — kiểm tra tại ato.gov.au/business/record-keeping.