PAYG withholding cho nhân viên: chủ business cần hiểu gì?

PAYG withholding là gì và tại sao bạn phải làm?

PAYG (Pay As You Go) withholding là hệ thống mà chủ business khấu trừ một phần từ lương nhân viên và nộp thẳng cho ATO thay mặt nhân viên. Đây không phải tiền của bạn — bạn thu hộ và chuyển tiếp, như một intermediary bắt buộc trong hệ thống thuế.

Nghĩa vụ này bắt đầu từ lần trả lương đầu tiên. Không đăng ký và không thực hiện PAYG withholding là vi phạm nghĩa vụ thuế, không phải chỉ là thiếu sót hành chính.

Đăng ký PAYG withholding

Trước khi trả lương đầu tiên, đăng ký PAYG withholding với ATO. Đăng ký qua myGov/online services hoặc nhờ tax agent. Bạn cần ABN của business.

Sau khi đăng ký, ATO ấn định chu kỳ nộp của bạn (weekly, monthly, hoặc quarterly) dựa trên quy mô payroll dự kiến.

Tính số tiền cần khấu trừ

Số tiền khấu trừ phụ thuộc vào: thu nhập của nhân viên, tình trạng thuế của họ, và các khai báo họ nộp cho bạn qua Tax File Number (TFN) declaration.

ATO cung cụ Tax withheld calculator tại ato.gov.au — đây là công cụ chính thức và chính xác nhất. Không tự ước tính bằng cách “nhân với phần trăm” vì thuế Úc là lũy tiến và phụ thuộc nhiều yếu tố.

Nhân viên nộp TFN declaration cho bạn khi bắt đầu làm — form này xác nhận TFN và tình trạng thuế của họ (resident, tax-free threshold, v.v.). Nếu nhân viên không cung cấp TFN, bạn phải khấu trừ ở mức thuế cao nhất theo quy định ATO.

Nộp số tiền khấu trừ cho ATO

Số tiền PAYG withholding bạn đã khấu trừ phải được nộp cho ATO theo chu kỳ được ấn định:

• Weekly/monthly withholders: Nộp trong thời hạn ATO quy định sau mỗi kỳ
• Quarterly withholders: Báo cáo và nộp cùng với BAS hàng quý

Giữ tiền PAYG withholding trong tài khoản business và nộp đúng hạn — không được dùng tiền này để trả chi phí business khác. Đây là tiền của nhân viên và ATO, không phải của bạn.

Trễ hạn nộp dẫn đến lãi suất ATO tính trên số tiền trễ — và đây là khoản không được khấu trừ thuế.

Single Touch Payroll (STP) — báo cáo mỗi lần trả lương

Khi bạn có nhân viên, bạn phải báo cáo thông tin lương, PAYG withholding, và super cho ATO sau mỗi lần trả lương qua hệ thống STP. Đây không phải báo cáo cuối năm — báo cáo mỗi pay run.

Hầu hết phần mềm kế toán (Xero, MYOB, QuickBooks) và payroll software tích hợp STP — khi bạn process một pay run, software tự động gửi báo cáo STP cho ATO. Không cần nộp form riêng.

Cuối năm tài chính, nhân viên nhận Income Statement từ myGov thay vì Payment Summary giấy cũ — ATO lấy thông tin từ STP thay vì chờ bạn nộp báo cáo cuối năm.

Allowance, termination, và các khoản đặc biệt

Không phải mọi khoản trả cho nhân viên đều được khấu trừ giống nhau. Một số khoản có quy định riêng:

• Allowances (phụ cấp): Tùy loại phụ cấp, một số phải withhold, một số không
• Termination payments: Khoản trả khi chấm dứt hợp đồng có quy định PAYG khác với lương thường — thường bị khấu trừ ở mức đặc biệt
• Redundancy payments: Một phần có thể được miễn thuế cho nhân viên theo ATO — bạn phải tính đúng

Với các khoản đặc biệt, đừng tự tính — nhờ accountant hoặc dùng ATO’s Tax withheld calculator cho từng loại.

Cuối năm tài chính

Sau ngày 30 tháng 6, bạn phải finalise báo cáo STP cho tất cả nhân viên — xác nhận với ATO rằng số liệu đã đầy đủ cho năm đó. Nhân viên sau đó thấy Income Statement của họ sẵn sàng trong myGov để chuẩn bị tax return.

Finalization không phải tự động — bạn phải chủ động làm trong phần mềm payroll của mình trước thời hạn ATO đặt ra.