Thuế và kế toán cho chủ business nhỏ tại Úc: bắt đầu từ đâu?
Thuế không phải chủ đề nên để sau
Nhiều người bắt đầu business với suy nghĩ “thuế thì đợi đến cuối năm tính”. Vấn đề là hệ thống thuế Úc yêu cầu bạn báo cáo và đôi khi nộp tiền trong năm — không phải chỉ khi nộp tax return. Hiểu được điều này từ đầu giúp bạn tránh bị bất ngờ về tiền mặt và tránh phạt.
Bài viết này cung cấp tổng quan về các nghĩa vụ thuế chính — để bạn biết đủ để làm việc hiệu quả với accountant, không phải để bạn tự làm mọi thứ.
Mô hình kinh doanh ảnh hưởng đến cách tính thuế
Cách bạn bị đánh thuế phụ thuộc vào mô hình kinh doanh:
Sole trader: Thu nhập business là thu nhập cá nhân của bạn. Bạn khai báo thu nhập business trong tax return cá nhân và chịu thuế theo thang thuế thu nhập cá nhân. Nếu business làm ra lợi nhuận đáng kể, bạn sẽ có thể phải trả PAYG (Pay As You Go) instalments theo quý.
Partnership: Thu nhập chia theo tỷ lệ phần trăm cho các partner, và mỗi partner khai báo phần của mình trong tax return cá nhân. Partnership nộp tax return riêng nhưng không tự trả thuế — thuế đánh vào từng partner.
Company: Company nộp company income tax tách biệt với thuế cá nhân của cổ đông. Cổ đông nhận lương (chịu thuế thu nhập cá nhân) hoặc nhận cổ tức (có franking credit hệ thống). Đây là lý do tại sao kế toán cho company phức tạp hơn sole trader.
Nếu bạn chưa rõ mô hình nào phù hợp, xem Chọn mô hình kinh doanh tại Úc trước.
GST — Goods and Services Tax
GST là thuế tiêu thụ áp dụng trên hàng hóa và dịch vụ tại Úc. Business đủ điều kiện phải đăng ký GST, thu GST từ khách hàng, và nộp phần chênh lệch cho ATO sau khi khấu trừ GST đã trả cho nhà cung cấp.
Khi nào cần đăng ký GST: Có ngưỡng doanh thu nhất định từ ATO — nếu doanh thu của bạn đạt hoặc dự kiến đạt ngưỡng đó, bạn bắt buộc phải đăng ký. Nếu dưới ngưỡng, bạn có thể chọn đăng ký hoặc không. Kiểm tra ngưỡng hiện hành tại ato.gov.au/business/gst.
Tại sao phải biết ngưỡng này: Nếu bạn đăng ký GST, bạn phải thu thêm GST từ khách hàng và nộp cho ATO — đây không phải thu nhập của bạn. Nếu bạn quên hoặc không đăng ký khi đã vượt ngưỡng, bạn vẫn nợ ATO phần GST, dù bạn có thu từ khách hàng hay không.
Không phải mọi sale đều có GST: Một số hàng hóa và dịch vụ “GST-free” (như thực phẩm tươi cơ bản, giáo dục, một số dịch vụ y tế). Accountant sẽ giúp bạn xác định loại nào của business bạn.
BAS — Business Activity Statement
BAS là form báo cáo định kỳ bạn nộp cho ATO. Nó bao gồm:
- GST bạn đã thu và đã trả (để tính số phải nộp hoặc được hoàn)
- PAYG withholding (nếu bạn có nhân viên)
- PAYG instalments (nếu áp dụng)
Tần suất nộp BAS: Phụ thuộc vào quy mô business — có thể hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm. ATO sẽ xác định chu kỳ của bạn khi đăng ký, hoặc accountant sẽ hướng dẫn. Kiểm tra tại ato.gov.au để biết deadlines cụ thể áp dụng cho bạn.
Trễ hạn BAS có phạt: Không nộp BAS đúng hạn sẽ bị phạt và tính lãi. Đây là lý do bạn cần hệ thống nhắc lịch hoặc nhờ accountant theo dõi.
Superannuation — bắt buộc khi có nhân viên
Nếu bạn thuê nhân viên, bạn có nghĩa vụ đóng superannuation (super) cho họ. Super không phải tùy chọn — đây là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo Superannuation Guarantee.
Tỷ lệ super hiện hành được ATO xác định và công bố — kiểm tra tại ato.gov.au/business/super-for-employers. Tỷ lệ này thay đổi theo lộ trình luật định và được cập nhật định kỳ.
Hậu quả của việc không đóng super đúng hạn: ATO có cơ chế xử phạt riêng cho super — không phải chỉ phạt trễ mà còn có Superannuation Guarantee Charge (SGC) với cách tính phức tạp hơn. Nhiều chủ business gặp khó khăn tài chính cắt super trước — đây là sai lầm đắt giá.
Khi có nhân viên: Single Touch Payroll (STP)
Khi bạn bắt đầu trả lương nhân viên, bạn cần báo cáo thông tin lương, thuế PAYG, và super cho ATO qua hệ thống STP sau mỗi lần trả lương. Hầu hết phần mềm kế toán hiện đại (Xero, MYOB, QuickBooks) tích hợp STP.
Lưu giữ hồ sơ
ATO yêu cầu bạn lưu giữ hồ sơ tài chính trong một khoảng thời gian nhất định — hóa đơn, biên lai, hợp đồng, bảng lương. Khoảng thời gian cụ thể được ATO quy định tại ato.gov.au.
Bắt đầu với thói quen lưu trữ ngay từ đầu, dù là đơn giản như thư mục Google Drive được đặt tên theo tháng — dễ hơn nhiều so với tìm kiếm biên lai 3 năm trước khi ATO yêu cầu giải trình.
Phần mềm kế toán
Hầu hết business nhỏ tại Úc dùng một trong ba phần mềm chính: Xero, MYOB, hoặc QuickBooks. Cả ba tích hợp GST, BAS, STP, và có thể kết nối trực tiếp với ATO.
Accountant của bạn thường sẽ có phần mềm ưa thích — hỏi họ trước khi chọn để tránh việc bạn dùng hệ thống này và họ dùng hệ thống khác.
Bước tiếp theo
Thuế là lĩnh vực nên nhờ chuyên gia từ đầu. Xem Khi nào cần accountant, lawyer hoặc migration adviser để biết cách chuẩn bị cho buổi tư vấn đầu tiên với accountant.
Và để tránh sai lầm phổ biến nhất trong quản lý tài chính business: Vì sao cần tách tiền cá nhân và tiền business.